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Software für Berater und Agenturen: Projekte, Zeit und Retainer

Mandanten und Projekte steuern, Stunden erfassen und Leistungen abrechnen – inkl. wiederkehrender Retainer und österreichischer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

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Warum Beratung und Agentur oft an Tools scheitern

  • Zeiten liegen in einem Tool, Rechnungen in einem anderen – und Excel dazwischen.
  • Retainer und Projektabrechnungen brauchen unterschiedliche Rhythmen, aber dieselbe Kundenakte.
  • Belege und UVA werden zur Jahresend-Feuerwehrübung, weil der Alltag nur aus Angeboten und Mails besteht.

Arbeitsablauf in AlpenSaldo

  1. 1. Kontakt und Projekt (Mandat, Kampagne, Workshop) anlegen.
  2. 2. Angebot oder Retainer vereinbaren; Auftragsbestätigung bei Bedarf.
  3. 3. Zeiten je Projekt erfassen und in die Rechnung übernehmen.
  4. 4. Einmalige oder wiederkehrende Rechnung stellen; offene Posten verfolgen.
  5. 5. Ausgabenbelege ablegen und E/A-Rechnung sowie UVA vorbereiten.

Relevante Funktionen für Berater & Agenturen

Nur Funktionen, die in AlpenSaldo produktiv verfügbar sind.

Projekte & Phasen

Mandate und Kampagnen als Projekte mit Status und Unterlagen.

Zeiterfassung

Live oder manuell – abrechenbare Stunden in die Rechnung.

Angebot → Rechnung

Verkaufsprozess ohne Medienbruch.

Wiederkehrende Rechnungen

Retainer und monatliche Pauschalen automatisiert.

E-Mail & Kalender

Kommunikation und Termine im gleichen System.

E/A & UVA

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Steuerfristen für Österreich.

Beispielablauf (ohne Kundendaten)

Fiktives Beratungsmandat – ohne Namen oder echte Beträge als Versprechen:

  1. Projekt „Strategie-Workshop“ bzw. laufendes Retainer-Projekt anlegen.
  2. Angebot für Kick-off; wiederkehrende Rechnung für monatliche Begleitung.
  3. Stunden am Projekt erfassen und ergänzend abrechnen, wenn nötig.
  4. Ausgaben (Software, Reisekosten) als Belege erfassen.
  5. Offene Posten und Bankzuordnung in der Buchhaltung prüfen.

Buchhaltung & Steuer in Österreich

Für viele Berater und Agenturen ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung der Alltag. AlpenSaldo verbindet Rechnungen, Belege, Bank und UVA – ohne Steuerberatung zu ersetzen.

Mehr dazu: Buchhaltungssoftware Österreich · Rechnungsprogramm Österreich.

Häufige Fragen

Kann ich Retainer monatlich abrechnen?

Ja. Über wiederkehrende Rechnungen für periodische Pauschalen.

Lassen sich Stunden in die Rechnung übernehmen?

Ja. Die Zeiterfassung unterstützt die Erstellung von Rechnungen aus erfassten Zeiten.

Ist AlpenSaldo für Agenturen mit wenig Material geeignet?

Ja. Der Fokus liegt auf Projekten, Zeit und Abrechnung – Material ist optional.

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