Offene Rechnungen und Mahnungen verwalten

Offene Rechnungen verwaltest du, indem du Fälligkeiten und Zahlungseingänge systematisch verfolgst und bei Verzug zuerst eine Zahlungserinnerung, danach eine klare Mahnung mit Frist setzt. In Österreich ist eine Mahnung laut WKO nicht zwingend vor einer Klage nötig – außergerichtlich und schriftlich ist sie in der Praxis trotzdem der übliche erste Schritt.

Überblick behalten

Bevor du mahnst, brauchst du Klarheit: Welche Rechnungen sind fällig? Welche teilweise bezahlt? Welche bereits erinnert? Ein einfaches Offene-Posten-Bild (Kunde, Betrag, Fälligkeit, Status) verhindert doppelte Mahnungen und peinliche Erinnerungen an bereits bezahlte Beträge.

Empfohlener Ablauf in der Praxis

1. Fälligkeit prüfen. Wurde die eigene Leistung erbracht und ist die Zahlung fällig?
2. Zahlungserinnerung. Freundlicher Hinweis, Rechnung erneut beilegen, kurze Frist (die WKO empfiehlt bei ihrem Muster oft etwa sieben Tage).
3. Mahnung. Schriftlich, offener Betrag, Rechnungsnummer, neuer Endtermin. Nachweise aufbewahren.
4. Weitere Schritte. Bei Bedarf Inkasso, Anwalt oder gerichtliche Geltendmachung – Kosten und Verhältnismäßigkeit mit Beratung klären.

Was in Erinnerung und Mahnung stehen sollte

• Rechnungsnummer, Datum und offener Betrag
• klare Zahlungsfrist mit Endtermin
• Bankverbindung und Verwendungszweck
• Hinweis, was bei Nichtzahlung folgt (sachlich, ohne Drohungston)

Praxisbeispiel

Eine Beraterin hat drei offene Rechnungen. Zwei sind drei Tage überfällig – sie sendet Zahlungserinnerungen. Eine ist seit drei Wochen offen und bereits erinnert: Sie setzt eine schriftliche Mahnung mit Frist Ende der Woche. Parallel prüft sie, ob Teilzahlungen eingegangen sind, bevor sie den nächsten Schritt geht.

Häufige Fragen

Weiterlesen

Rechnung schreiben · Rechnungsprogramm Österreich · Leistungen · Preise

Quellen

• WKO: Zahlungsverzug des Geschäftspartners
• WKO: Zahlungsverzug – FAQs
• WKO: Vorlage Zahlungserinnerung